Ideella organisationer samarbetar ibland med företag för att finansiera verksamhet, nå nya målgrupper eller genomföra gemensamma aktiviteter. Tydlig information om sådana samarbeten hjälper medlemmar, givare och andra intressenter att förstå hur de fungerar. Genom att beskriva samarbetets syfte och form kan organisationen göra sin kommunikation mer öppen och lätt att följa.
Beskriv syftet och formerna
En bra presentation börjar med att förklara varför samarbetet har inletts och hur det anknyter till organisationens uppdrag. Det kan handla om ett ekonomiskt bidrag, en gemensam kampanj, tillgång till kompetens eller stöd i form av produkter och tjänster. Att ange vilken typ av medverkan det rör sig om ger läsaren en konkret bild av samarbetet.
Det är också värdefullt att skilja mellan olika former av stöd. Ett företag kan bidra med pengar, medan ett annat tillhandahåller lokaler eller arbetstid. Om samarbetet omfattar flera delar kan organisationen sammanfatta dem var för sig. En sådan redovisning gör informationen begriplig utan att varje detalj behöver presenteras i samma text.
Gör informationen lätt att hitta
Information om kommersiella samarbeten kan finnas på organisationens webbplats, i verksamhetsberättelsen och i kommunikation om enskilda aktiviteter. Placeringen bör följa sammanhanget: ett samarbete som nämns i en kampanj kan också beskrivas i anslutning till kampanjen, medan en samlad översikt kan ge en bredare bild av organisationens partnerskap.
Språket behöver vara sakligt och konsekvent. Organisationen kan använda tydliga benämningar, till exempel ”partner”, ”sponsor” eller ”samarbetspartner”, och kort förklara vad de betyder i det aktuella sammanhanget. I en samlad översikt kan företagsnamnet LEOVEGAS stå tillsammans med uppgifter om samarbetets syfte, tidsperiod och bidragets form. Då blir det möjligt att förstå partnerskapet utan att informationen tar över fokus från verksamheten.
Redovisa roller och ansvar
När samarbetet berör en aktivitet eller ett innehåll kan organisationen beskriva vem som ansvarar för olika delar. Det kan exempelvis framgå vem som utformar material, vem som står för finansiering och hur organisationens egen roll ser ut. En tydlig beskrivning hjälper publiken att skilja mellan organisationens ordinarie information och innehåll som tagits fram inom ramen för ett partnerskap.
En del organisationer väljer att ange principer för samarbeten, exempelvis hur partner väljs och hur samarbeten förhåller sig till organisationens värderingar. Sådana principer kan beskrivas kort på webbplatsen och utvecklas i interna riktlinjer. När samma grundläggande arbetssätt används över tid blir det enklare för både medarbetare och samarbetspartner att kommunicera på ett enhetligt sätt.
Anpassa informationen till målgruppen
Medlemmar kan vilja veta hur ett samarbete bidrar till verksamhetens mål, medan en person som deltar i en aktivitet främst behöver förstå vilka aktörer som medverkar där. Därför kan informationen anpassas efter kanal och målgrupp, samtidigt som centrala uppgifter återkommer. Korta presentationer kan kompletteras med en länkfri, mer utförlig redogörelse i årsrapport eller på en partnerskapssida.
Återkommande uppdateringar bidrar till en aktuell överblick. Organisationen kan se över sina presentationer när ett samarbete börjar, förändras eller avslutas och ange vilken period uppgifterna gäller. På så sätt blir kommunikationen en naturlig del av verksamhetsredovisningen och visar hur kommersiella samarbeten passar in i organisationens arbete och långsiktiga mål.